Les formules de vélos d’entreprise

Le vélo de société a le vent en poupe ces dernières années. De nombreuses entreprises songent à le proposer à leurs employés, car les avantages du vélo sont nombreux : employés en meilleure forme et plus performants, moins d’absentéisme, atout en matière de RSE, d’image, de recrutement… Le leasing d’un vélo est l’une des formules les plus courantes pour mettre des vélos à disposition de ses employés, car il offre des avantages pratiques et fiscaux. On vous explique tout !

Faisons d’abord la différence entre trois types d’utilisation du vélo de société :

  • Le vélo de société personnel : il est lié à un employé en particulier qui l’utilise pour faire les trajets entre son domicile et son lieu de travail. Il peut aussi l’utiliser pour des déplacements de service et pour ses déplacements privés.
  • Le vélo de service : il appartient à l’entreprise et est utilisé par les employés pour les trajets de service (déplacements entre différents bâtiments, rencontre avec un client…) et éventuellement de loisir (lunch sur le temps de midi…). Il n’est donc pas lié à un employé en particulier.
  • Il est aussi possible de proposer des vélos en libre-service aux employés. Ces vélos n’appartiennent ni à l’entreprise ni à l’employé.

On vous résume tout ça dans une vidéo.

Le vélo de société personnel

De plus en plus d’employés envisagent d’utiliser régulièrement le vélo pour leurs déplacements domicile-travail. Pour gagner du temps, pour être plus détendu, pour faire du sport… Les raisons sont multiples. L’entreprise peut désirer soutenir ce choix pour favoriser le bien-être de son personnel, limiter l’espace dévolu au parking sur son site, répondre à des objectifs environnementaux ou encore pour être un employeur attractif et recruter plus facilement des talents. Si une entreprise veut mettre en place des vélos de société personnels, elle a habituellement trois choix :

  • Elle propose un achat groupé à ses employés. Elle effectue une seule commande pour tous ses employés, leur permettant souvent d’avoir un rabais sur le prix. Chaque employé achète lui-même son vélo.
  • Elle peut acquérir elle-même des vélos et les proposer à ses employés par un leasing interne avec possibilité (ou non) de rachat du vélo à la fin du contrat. L’entreprise peut passer par un vélociste pour acheter ces vélos ou opter pour une compagnie de leasing afin de bénéficier d’avantages complémentaires (assurance, assistance… Voir ci-dessous).
  • Elle peut passer un contrat avec une compagnie de leasing (voir ci-dessous) qui met elle-même les vélos à disposition avec possibilité (ou non) de rachat du vélo par l’employé à la fin du contrat.

La mise à disposition d’un vélo de société personnel s’accompagne souvent de la signature d’un règlement relatif aux vélos de leasing entre l’employeur et l’employé. Il stipule habituellement que l’employé s’engage à effectuer régulièrement ou à un tel pourcentage du temps (souvent 20%) ses trajets domicile-travail à vélo, à user du deux-roues en bon père de famille, à respecter le Code de la route…

La compagnie de leasing va faire le lien entre l’employeur et l’employé pour tout ce qui touche au vélo en jouant le rôle de facilitateur.

Un contrat-cadre pour l’achat ou le leasing vélo sera signé entre l’employeur et la compagnie de leasing. Celle-ci va aider l’employeur à mettre un plan vélo en place, à choisir une formule pour le financement des vélos (par l’employeur ou l’employé). Elle peut souvent aider pour la rédaction des documents administratifs et règlements liés au vélo ainsi que pour la communication à faire en interne. La compagnie de leasing reste propriétaire du vélo jusqu’à la fin du leasing.

Elle va ensuite accompagner l’employé dans le choix de son vélo, tant sur le type de vélo que par rapport à l’impact sur son salaire.

Elle assure le suivi du leasing pendant toute sa durée ainsi que les procédures de fin avec le rachat ou non du vélo par l’employé.

Elle va habituellement proposer des services complémentaires. Les plus courants sont :

  • Un entretien annuel du vélo ;
  • Une assurance contre le vol et les dégâts matériels ;
  • Une assistance en cas de souci mécanique ;
  • Des accessoires pour le vélo. Cela peut comprendre un cadenas, un casque, des éclairages… Certains seront d’office compris avec le vélo et d’autres seront disponibles à la demande de l’employé.

Certaines compagnies de leasing proposent aussi d’installer des parkings vélo dans l’entreprise partenaire.

Il est à noter que ces services diffèrent d’une compagnie de leasing à l’autre.

Intéréssé.e par la formule du leasing vélo ? N’hésitez pas à nous demander la liste des leaseurs vélo à proximité de votre entreprise via l’adresse suivante : info@veloactif.be

Mais qui paie ?

Le financement de ce vélo de société personnel peut se faire de différentes manières :

  • Soit l’entreprise finance directement les vélos pour ses employés. Aucun coût n’est alors répercuté sur l’employé. Ces frais sont fiscalement déductibles à 100% pour l’entreprise. Aucun avantage de toute nature n’est dû si le vélo est utilisé régulièrement pour du domicile-travail.
  • Soit l’employé finance lui-même le vélo via sa rémunération. Dans ce cas-là, les coûts sont neutres pour l’entreprise (voir ci-dessous).
  • Soit de manière hybride : l’entreprise finance une partie des coûts du vélo et l’employé complète le solde restant.

Comment l’employé peut-il financer le leasing d’un vélo ?

Différentes formules existent pour que l’employé finance lui-même le leasing de son vélo.

  • Soit via son treizième mois ou le pécule de vacances.
  • Soit via son budget mobilité s’il existe déjà. Ce budget s’applique à toute personne ayant une voiture de société ou pouvant prétendre à une voiture de société. Il a la possibilité de convertir cette voiture en un budget mobilité qui peut être, entre autres, utilisé pour financer un leasing vélo.
  • Soit via un Plan cafétéria, s’il est déjà mis en place dans l’entreprise. Ce plan est un montant brut alloué au travailleur (basé sur son package salarial actuel) afin de lui permettre de choisir lui-même, à travers un cadre budgétairement neutre et défini par l’employeur, ses options de mobilité.
  • Soit via son salaire brut (méthode appelée « Salary sacrifice »). L’employé utilise une partie de son salaire brut pour payer le leasing de son vélo. Cela représente un avantage de 30 à 40 % par rapport à un achat personnel (s’il le retirait à partir de son salaire net). Attention que cela a des répercussions sur son (double) pécule, sa prime de fin d’année, l’allocation en cas de maladie ou le montant de sa pension.
  • Soit via son salaire net s’il n’est pas possible de passer directement par le salaire brut. Malheureusement dans ce cas, les avantages fiscaux sont inexistants pour l’employé.

Dans ces différentes formules, les coûts de l’achat ou le leasing du vélo sont neutres pour l’entreprise, car elle va récupérer l’argent engagé pour le vélo via le salaire de l’employé.

Il est conseillé de favoriser le financement du leasing vélo via les avantages extralégaux plutôt que par une réduction du salaire brut ou net. Cela permet de limiter la charge administrative et d’être plus transparent envers l’employé. Attention, toutes les entreprises n’ont pas la possibilité de passer par le mécanisme du « Salary sacrifice ». Si les salaires sont fixés par des barèmes ou si l’entreprise n’est pas assujettie à la TVA, cette méthode ne fonctionnera pas.

Il est conseillé de vérifier avec son secrétariat social la formule la plus adaptée ainsi que les conditions légales à respecter.

Le leasing vélo est tout à fait possible pour les ouvriers d’une entreprise. Il est d’ailleurs conseillé de proposer le leasing vélo tant aux ouvriers qu’aux employés d’une même entreprise. Il faudra simplement vérifier les conditions d’application au niveau administratif car elles diffèrent par rapport au statut d’employé.

En cas de réduction du salaire pour financer le leasing, attention à ne pas descendre en dessous du salaire minimum légal et à bien expliquer l’impact sur la pension, les vacances, le chômage…

Le vélo de service

Pour les vélos de service, deux choix sont possibles pour l’entreprise :

  • Soit elle achète elle-même les vélos et les met à la disposition de ses employés en libre-service ou via un système de réservation.
  • Soit elle passe par une compagnie de leasing qui lui met à disposition une flotte de vélos qui sera utilisée par les employés. Comme pour le leasing de vélo personnel, un paiement mensuel est réalisé pour la location des vélos, mais ici, c’est l’entreprise qui paiera les mensualités. À la fin de la durée du contrat, les vélos seront restitués à la compagnie de leasing ou rachetés par l’entreprise en fonction de la formule choisie.

Si les vélos de service sont habituellement réservés pour les trajets de service, l’entreprise peut aussi les prêter aux employés qui voudraient tester le vélo pour leurs trajets domicile-travail, souvent pour une courte période. C’est une manière intéressante de promouvoir le vélo dans son entreprise parce qu’elle permet aux travailleurs de tester ses trajets en conditions réelles avant de s’engager en toute connaissance de cause dans l’achat d’un vélo. Attention, si les vélos de service peuvent être utilisés pour tester les déplacements domicile-travail, il convient de vérifier que les clauses d’assurance autorisent ce type d’utilisation.

Pour l’utilisation de ces vélos, tant pour les déplacements de service que pour tester le vélo sur des trajets domicile-travail, il est conseillé de faire signer un ROI par l’employé. Vous pouvez trouver ci-dessous un exemple de ce type de document, écrit par le SPW.

Vélo en libre-service

Un système de vélos en libre-service peut répondre aux besoins de mobilité des collaborateurs de l’entreprise que ce soit pour des déplacements domicile- travail, professionnels ou sur le temps de midi. Si votre entreprise est située dans une ville qui dispose de ce service et à proximité d’une station, il ne sera plus indispensable d’avoir une flotte de vélos de service ou d’augmenter éventuellement celle qui existe et d’en assurer la gestion. Sachez que les opérateurs de vélos en libre-service proposent des tarifs avantageux et des solutions taillées « sur mesure » pour les entreprises.

Le vélo de société a de nombreux avantages, tant pour l’employeur que l’employé. Si ce win-win vous intéresse, n’hésitez pas à le proposer à vos employés ou à en discuter avec votre employeur !

Bon à savoir

  • Le leasing de vélo n’est pas considéré comme un avantage de toute nature si le vélo est utilisé régulièrement pour les trajets domicile-travail. Les frais engendrés par ce leasing sont alors exonérés de cotisations fiscales et sociales. C’est pourquoi la mise à disposition d’un vélo de société personnel s’accompagne souvent de la signature d’un règlement relatif aux vélos de leasing entre l’employeur et l’employé. L’employeur indique habituellement que l’employé s’engage à utiliser effectuer régulièrement ou à un tel pourcentage du temps (souvent 20%) pour ses trajets domicile-travail, à user du deux-roues en bon père de famille, à respecter le Code de la route…
  • Les frais liés au vélo (achat, location, aménagement d’infrastructures, entretien …) sont fiscalement déductibles à 100% pour les entreprises.
  • L’indemnité vélo est exonérée de charges fiscales et sociales à 100% tant qu’elle ne dépasse pas 0,27€/km. Elle peut être associée à un leasing de vélo.

Foire aux questions

Oui, car l’expérience montre que cet employé servira de modèle pour les autres employés de l’entreprise. D’autres personnes seront sans doute intéressées par un vélo de société par après.

Les raisons peuvent être multiples, mais deux points ont souvent été oubliés dans le cas de leasing vélo qui ne rencontrent pas le succès escompté :

  • Prévoir un plan de communication efficace. Si la préparation du leasing est importante, il est nécessaire que les employés soient au courant de ce qui est mis en place, quelles sont leurs options et l’impact salarial pour eux. La communication doit être proactive et claire. Les compagnies de leasing pourront aider sur ce point.
  • Avoir des infrastructures cyclistes de qualité. Le vélo de société personnel choisi sera souvent un vélo onéreux. Pour éviter tout vol et rassurer les employés intéressés, la mise en place d’un parking vélo confortable et sécurisé sera un incontournable.

Les frais liés au vélo étant déductibles fiscalement à 100% et le coût de leasing pouvant être neutre pour l’employeur, il est intéressant pour l’employeur de le proposer à tout le monde. Il n’est cependant pas obligé, tant qu’il respecte le droit du travail.

C’est possible, mais ce système sera considéré comme un avantage de toute nature et sera donc imposable.

Si le vélo est utilisé de manière régulière pour les trajets domicile-travail, il ne sera pas considéré comme un avantage de toute nature et sera exonéré de contribution à l’ONSS. Si le vélo est utilisé uniquement pour le loisir, il sera imposable.

Votre plan vélo fonctionne ? Alors oui, l’occupation de votre parking vélo va augmenter. Il est possible de prévoir des parkings vélo qui peuvent être agrandis facilement. Ou de prévoir plusieurs parkings, en fonction de la localisation des bureaux. N’hésitez pas à demander un accompagnement personnalisé par l’équipe de Tous Vélo-Actifs. Nous vous aiderons à établir un plan d’action pour que le vélo prenne une place plus importante dans votre entreprise sans accros.

Votre vélo ne vous convient pas ? Il est parfois possible de changer en cours de location, au cas par cas et en fonction des compagnies de leasing. Cependant, l’expérience montre que rares sont les employés qui demandent à changer de vélo. Les vélocistes et compagnies de leasing savent bien aiguiller pour trouver le vélo adapté à chaque employé.

Afin que le vélo soit vraiment utilisé, il est conseillé que l’employeur ne limite pas le choix du vélo pour l’employé. Chacun ayant ses propres contraintes, habitudes ou envies, un vélociste ou une compagnie de leasing sera plus à même de trouver le vélo idéal pour chaque employé. L’employeur peut, par contre, fixer un montant maximal que l’employé ne peut pas dépasser dans le cas d’un leasing vélo.

Il dépend de chaque compagnie de leasing et du contrat-cadre signé avec l’employeur. Il peut être de 24, 36, 48 ou 60 mois.

Ce prix est fixé dès le début du leasing. L’employé sait donc directement à combien il devra racheter le vélo. Ce prix varie d’une compagnie de leasing à l’autre, mais il tourne autour de 16% de la valeur initiale du vélo

Oui, dans le cas d’un vélo de société personnel, elle pourra toujours être appliquée à tous les déplacements. Il est à noter que cette indemnité vélo n’est pas obligatoire, sauf pour certaines commissions paritaires. Pour les vélos de service, elle ne s’applique pas.

Il est possible de proposer un vélo de société à un employé même si celui-ci ne l’utilisera qu’à des fins privées. Ce vélo ne servira donc pas pour les trajets domicile-travail. Dans ce cas, les avantages pour l’employé sont fortement réduits par rapport à l’achat personnel. En effet, le montant du vélo sera soumis aux charges de l’ONSS ainsi qu’à un précompte sur l’ATN. Il faudra aussi rajouter des cotisations patronales.

L’ATN est généralement équivalent à la mensualité de leasing et en cas d’achat, on répartit le prix sur la durée de mise à disposition.