Les formules de vélos d’entreprise
Le vélo de société a le vent en poupe ces dernières années. De nombreuses entreprises songent à le proposer à leurs employés, car les avantages du vélo sont nombreux : employés en meilleure forme et plus performants, moins d’absentéisme, atout en matière de RSE, d’image, de recrutement… Le leasing d’un vélo est l’une des formules les plus courantes pour mettre des vélos à disposition de ses employés, car il offre des avantages pratiques et fiscaux. On vous explique tout !
Faisons d’abord la différence entre trois types d’utilisation du vélo de société :
- Le vélo de société personnel : il est lié à un employé en particulier qui l’utilise pour faire les trajets entre son domicile et son lieu de travail. Il peut aussi l’utiliser pour des déplacements de service et pour ses déplacements privés.
- Le vélo de service : il appartient à l’entreprise et est utilisé par les employés pour les trajets de service (déplacements entre différents bâtiments, rencontre avec un client…) et éventuellement de loisir (lunch sur le temps de midi…). Il n’est donc pas lié à un employé en particulier.
- Il est aussi possible de proposer des vélos en libre-service aux employés. Ces vélos n’appartiennent ni à l’entreprise ni à l’employé.
On vous résume tout ça dans une vidéo.
Le vélo de société personnel

De plus en plus d’employés envisagent d’utiliser régulièrement le vélo pour leurs déplacements domicile-travail. Pour gagner du temps, pour être plus détendu, pour faire du sport… Les raisons sont multiples. L’entreprise peut désirer soutenir ce choix pour favoriser le bien-être de son personnel, limiter l’espace dévolu au parking sur son site, répondre à des objectifs environnementaux ou encore pour être un employeur attractif et recruter plus facilement des talents. Si une entreprise veut mettre en place des vélos de société personnels, elle a habituellement trois choix :
- Elle propose un achat groupé à ses employés. Elle effectue une seule commande pour tous ses employés, leur permettant souvent d’avoir un rabais sur le prix. Chaque employé achète lui-même son vélo.
- Elle peut acquérir elle-même des vélos et les proposer à ses employés par un leasing interne avec possibilité (ou non) de rachat du vélo à la fin du contrat. L’entreprise peut passer par un vélociste pour acheter ces vélos ou opter pour une compagnie de leasing afin de bénéficier d’avantages complémentaires (assurance, assistance… Voir ci-dessous).
- Elle peut passer un contrat avec une compagnie de leasing (voir ci-dessous) qui met elle-même les vélos à disposition avec possibilité (ou non) de rachat du vélo par l’employé à la fin du contrat.
La mise à disposition d’un vélo de société personnel s’accompagne souvent de la signature d’un règlement relatif aux vélos de leasing entre l’employeur et l’employé. Il stipule habituellement que l’employé s’engage à effectuer régulièrement ou à un tel pourcentage du temps (souvent 20%) ses trajets domicile-travail à vélo, à user du deux-roues en bon père de famille, à respecter le Code de la route…
Mais qui paie ?
Le financement de ce vélo de société personnel peut se faire de différentes manières :
- Soit l’entreprise finance directement les vélos pour ses employés. Aucun coût n’est alors répercuté sur l’employé. Ces frais sont fiscalement déductibles à 100% pour l’entreprise. Aucun avantage de toute nature n’est dû si le vélo est utilisé régulièrement pour du domicile-travail.
- Soit l’employé finance lui-même le vélo via sa rémunération. Dans ce cas-là, les coûts sont neutres pour l’entreprise (voir ci-dessous).
- Soit de manière hybride : l’entreprise finance une partie des coûts du vélo et l’employé complète le solde restant.
Le vélo de service

Pour les vélos de service, deux choix sont possibles pour l’entreprise :
- Soit elle achète elle-même les vélos et les met à la disposition de ses employés en libre-service ou via un système de réservation.
- Soit elle passe par une compagnie de leasing qui lui met à disposition une flotte de vélos qui sera utilisée par les employés. Comme pour le leasing de vélo personnel, un paiement mensuel est réalisé pour la location des vélos, mais ici, c’est l’entreprise qui paiera les mensualités. À la fin de la durée du contrat, les vélos seront restitués à la compagnie de leasing ou rachetés par l’entreprise en fonction de la formule choisie.
Si les vélos de service sont habituellement réservés pour les trajets de service, l’entreprise peut aussi les prêter aux employés qui voudraient tester le vélo pour leurs trajets domicile-travail, souvent pour une courte période. C’est une manière intéressante de promouvoir le vélo dans son entreprise parce qu’elle permet aux travailleurs de tester ses trajets en conditions réelles avant de s’engager en toute connaissance de cause dans l’achat d’un vélo. Attention, si les vélos de service peuvent être utilisés pour tester les déplacements domicile-travail, il convient de vérifier que les clauses d’assurance autorisent ce type d’utilisation.
Pour l’utilisation de ces vélos, tant pour les déplacements de service que pour tester le vélo sur des trajets domicile-travail, il est conseillé de faire signer un ROI par l’employé. Vous pouvez trouver ci-dessous un exemple de ce type de document, écrit par le SPW.
Vélo en libre-service

Un système de vélos en libre-service peut répondre aux besoins de mobilité des collaborateurs de l’entreprise que ce soit pour des déplacements domicile- travail, professionnels ou sur le temps de midi. Si votre entreprise est située dans une ville qui dispose de ce service et à proximité d’une station, il ne sera plus indispensable d’avoir une flotte de vélos de service ou d’augmenter éventuellement celle qui existe et d’en assurer la gestion. Sachez que les opérateurs de vélos en libre-service proposent des tarifs avantageux et des solutions taillées « sur mesure » pour les entreprises.
Le vélo de société a de nombreux avantages, tant pour l’employeur que l’employé. Si ce win-win vous intéresse, n’hésitez pas à le proposer à vos employés ou à en discuter avec votre employeur !