Vélos d’entreprise et leasing vélo

Le vélo de société a le vent en poupe ces dernières années. De nombreuses entreprises songent à le proposer à leurs employés, car les avantages du vélo sont nombreux : employés en meilleure forme et plus performants, moins d'absentéisme, atout en matière de RSE, d'image, de recrutement… Le leasing d'un vélo est l'une des formules les plus courantes pour mettre des vélos à disposition de ses employés, car il offre des avantages pratiques et fiscaux.

Faisons d'abord la différence entre trois types d'utilisation du vélo de société :

• Le vélo de société personnel : il est lié à un employé en particulier qui l'utilise pour faire les trajets entre son domicile et son lieu de travail. Il peut aussi l'utiliser pour des déplacements de service et pour ses déplacements privés.
• Le vélo de service : il appartient à l'entreprise et est utilisé par les employés pour les trajets de service (déplacements entre différents bâtiments, rencontre avec un client…) et éventuellement de loisir (lunch sur le temps de midi…). Il n’est donc pas lié à un employé en particulier.
• Il est aussi possible de proposer des vélos en libre-service aux employés. Ces vélos n’appartiennent ni à l'entreprise ni à l'employé.

On vous résume tout ça dans une vidéo.

De plus en plus d'employés envisagent d'utiliser régulièrement le vélo pour leurs déplacements domicile-travail. Pour gagner du temps, pour être plus détendu, pour faire du sport… Les raisons sont multiples. l'entreprise peut désirer soutenir ce choix pour favoriser le bien-être de son personnel, limiter l'espace dévolu au parking sur son site, répondre à des objectifs environnementaux ou encore pour être un employeur attractif et recruter plus facilement des talents. Si une entreprise veut mettre en place des vélos de société personnels, elle a habituellement trois choix :

• Elle propose un achat groupé à ses employés. Elle effectue une seule commande pour tous ses employés, leur permettant souvent d'avoir un rabais sur le prix. Chaque employé achète lui-même son vélo.
• Elle peut acquérir elle-même des vélos et les proposer à ses employés par un leasing interne avec possibilité (ou non) de rachat du vélo à la fin du contrat. l'entreprise peut passer par un vélociste pour acheter ces vélos ou opter pour une compagnie de leasing afin de bénéficier d'avantages complémentaires (assurance, assistance… Voir ci-dessous).
• Elle peut passer un contrat avec une compagnie de leasing (voir ci-dessous) qui met elle-même les vélos à disposition avec possibilité (ou non) de rachat du vélo par l'employé à la fin du contrat.

La mise à disposition d'un vélo de société personnel s’accompagne souvent de la signature d'un règlement relatif aux vélos de leasing entre l'employeur et l'employé. Il stipule habituellement que l'employé s’engage à effectuer régulièrement ou à un tel pourcentage du temps (souvent 20%) ses trajets domicile-travail à vélo, à user du deux-roues en bon père de famille, à respecter le Code de la route…

La compagnie de leasing va faire le lien entre l'employeur et l'employé pour tout ce qui touche au vélo en jouant le rôle de facilitateur. Un contrat-cadre pour l'achat ou le leasing vélo sera signé entre l'employeur et la compagnie de leasing. Celle-ci va aider l'employeur à mettre un plan vélo en place, à choisir une formule pour le financement des vélos (par l'employeur ou l'employé). Elle peut souvent aider pour la rédaction des documents administratifs et règlements liés au vélo ainsi que pour la communication à faire en interne. La compagnie de leasing reste propriétaire du vélo jusqu’à la fin du leasing. Elle va ensuite accompagner l'employé dans le choix de son vélo, tant sur le type de vélo que par rapport à l'impact sur son salaire. Elle assure le suivi du leasing pendant toute sa durée ainsi que les procédures de fin avec le rachat ou non du vélo par l'employé.

Elle va habituellement proposer des services complémentaires. Les plus courants sont :

• Un entretien annuel du vélo ;
• Une assurance contre le vol et les dégâts matériels ;
• Une assistance en cas de souci mécanique ;
• Des accessoires pour le vélo. Cela peut comprendre un cadenas, un casque, des éclairages… Certains seront d'office compris avec le vélo et d'autres seront disponibles à la demande de l'employé.

Certaines compagnies de leasing proposent aussi d'installer des parkings vélo dans l'entreprise partenaire. Il est à noter que ces services diffèrent d'une compagnie de leasing à l'autre.

Intéréssé.e par la formule du leasing vélo ? N'hésitez pas à nous demander la liste des leaseurs vélo à proximité de votre entreprise via l'adresse suivante : info@veloactif.be

Le financement de ce vélo de société personnel peut se faire de différentes manières :

• Soit l'entreprise finance directement les vélos pour ses employés. Aucun coût n’est alors répercuté sur l'employé. Ces frais sont fiscalement déductibles à 100% pour l'entreprise. Aucun avantage de toute nature n’est dû si le vélo est utilisé régulièrement pour du domicile-travail.
• Soit l'employé finance lui-même le vélo via sa rémunération. Dans ce cas-là, les coûts sont neutres pour l'entreprise (voir ci-dessous).
• Soit de manière hybride : l'entreprise finance une partie des coûts du vélo et l'employé complète le solde restant.

Différentes formules existent pour que l'employé finance lui-même le leasing de son vélo.

• Soit via son treizième mois ou le pécule de vacances.
• Soit via son budget mobilité s’il existe déjà. Ce budget s’applique à toute personne ayant une voiture de société ou pouvant prétendre à une voiture de société. Il a la possibilité de convertir cette voiture en un budget mobilité qui peut être, entre autres, utilisé pour financer un leasing vélo.
• Soit via un Plan cafétéria, s’il est déjà mis en place dans l'entreprise. Ce plan est un montant brut alloué au travailleur (basé sur son package salarial actuel) afin de lui permettre de choisir lui-même, à travers un cadre budgétairement neutre et défini par l'employeur, ses options de mobilité.
• Soit via son salaire brut (méthode appelée « Salary sacrifice »). l'employé utilise une partie de son salaire brut pour payer le leasing de son vélo. Cela représente un avantage de 30 à 40 % par rapport à un achat personnel (s’il le retirait à partir de son salaire net). Attention que cela a des répercussions sur son (double) pécule, sa prime de fin d'année, l'allocation en cas de maladie ou le montant de sa pension.
• Soit via son salaire net s’il n’est pas possible de passer directement par le salaire brut. Malheureusement dans ce cas, les avantages fiscaux sont inexistants pour l'employé.

Dans ces différentes formules, les coûts de l'achat ou le leasing du vélo sont neutres pour l'entreprise, car elle va récupérer l'argent engagé pour le vélo via le salaire de l'employé.

Il est conseillé de favoriser le financement du leasing vélo via les avantages extralégaux plutôt que par une réduction du salaire brut ou net. Cela permet de limiter la charge administrative et d'être plus transparent envers l'employé. Attention, toutes les entreprises n’ont pas la possibilité de passer par le mécanisme du « Salary sacrifice ». Si les salaires sont fixés par des barèmes ou si l'entreprise n’est pas assujettie à la TVA, cette méthode ne fonctionnera pas.

Il est conseillé de vérifier avec son secrétariat social la formule la plus adaptée ainsi que les conditions légales à respecter.

Le leasing vélo est tout à fait possible pour les ouvriers d'une entreprise. Il est d'ailleurs conseillé de proposer le leasing vélo tant aux ouvriers qu’aux employés d'une même entreprise. Il faudra simplement vérifier les conditions d'application au niveau administratif car elles diffèrent par rapport au statut d'employé.

En cas de réduction du salaire pour financer le leasing, attention à ne pas descendre en dessous du salaire minimum légal et à bien expliquer l'impact sur la pension, les vacances, le chômage…

Là aussi, le leasing vélo est tout à fait possible mais son mode de financement diffère ; ici, il n'est pas question de convertir le salaire brut mais bien l'allocation de fin d'année, les congés extra-légaux ou l'indemnité vélo. Tous les détails sont à retrouver dans cet article

Pour les vélos de service, deux choix sont possibles pour l'entreprise :

• Soit elle achète elle-même les vélos et les met à la disposition de ses employés en libre-service ou via un système de réservation.
• Soit elle passe par une compagnie de leasing qui lui met à disposition une flotte de vélos qui sera utilisée par les employés. Comme pour le leasing de vélo personnel, un paiement mensuel est réalisé pour la location des vélos, mais ici, c’est l'entreprise qui paiera les mensualités. À la fin de la durée du contrat, les vélos seront restitués à la compagnie de leasing ou rachetés par l'entreprise en fonction de la formule choisie.

Si les vélos de service sont habituellement réservés pour les trajets de service, l'entreprise peut aussi les prêter aux employés qui voudraient tester le vélo pour leurs trajets domicile-travail, souvent pour une courte période. C’est une manière intéressante de promouvoir le vélo dans son entreprise parce qu’elle permet aux travailleurs de tester ses trajets en conditions réelles avant de s’engager en toute connaissance de cause dans l'achat d'un vélo. Attention, si les vélos de service peuvent être utilisés pour tester les déplacements domicile-travail, il convient de vérifier que les clauses d'assurance autorisent ce type d'utilisation.

Un système de vélos en libre-service peut répondre aux besoins de mobilité des collaborateurs de l'entreprise que ce soit pour des déplacements domicile- travail, professionnels ou sur le temps de midi. Si votre entreprise est située dans une ville qui dispose de ce service et à proximité d'une station, il ne sera plus indispensable d'avoir une flotte de vélos de service ou d'augmenter éventuellement celle qui existe et d'en assurer la gestion. Sachez que les opérateurs de vélos en libre-service proposent des tarifs avantageux et des solutions taillées « sur mesure » pour les entreprises.

Le vélo de société a de nombreux avantages, tant pour l'employeur que l'employé. Si ce win-win vous intéresse, n’hésitez pas à le proposer à vos employés ou à en discuter avec votre employeur !